fbpx


Actualiteit
Willem Vanneste

Waar is het dossier-Chovanec?

Het belang van informatiebeheer en archivering bij kabinetten


archief

De zaak-Chovanec beroert de publieke opinie. Het parlement ondervraagt de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken in commissie. Wat archivarissen al lang weten, wordt in deze zaak nog eens glashelder: archiefdocumenten spelen een cruciale rol in het achterhalen van waarheid en verantwoordelijkheden, én in het opfrissen van het geheugen van ambtenaren en politici. De hele discussie over wat de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken en zijn kabinet al dan niet wisten, en wel of niet hebben gedaan, zou je in principe moeten kunnen beslechten met het kabinetsarchief.

Kabinetsarchief

Bij een goed informatie- en documentenbeheer op zo’n kabinet, zou er één dossier bestaan met alle e-mails, brieven, faxen, nota’s, verslagen etc. die op het kabinet zijn gepasseerd met betrekking tot zo’n zaak. Enkel mondelinge communicatie waarvan geen verslag is gemaakt, zou ontbreken. Met zo’n dossier zou je klaarheid kunnen scheppen over wie wat wanneer precies wist en niet wist.

Privéarchief?

De zorg voor kabinetsarchieven van de federale en de Vlaamse overheid is echter niet geregeld door wet of decreet. Daardoor beschouwen de meeste ministers ze als hun privéarchief en is er geen bewaarverplichting. Elke regeringswissel is het bang afwachten wat versnipperaars en deleteknoppen zal overleven. Ministers en kabinetsmedewerkers bepalen naar eigen inzicht wat ze al dan niet aan archiefinstellingen overdragen.

Het haastwerk dat doorgaans komt kijken bij de ontruiming van kabinetten, helpt ook niet om doordacht te selecteren en de archieven goed geordend en toegankelijk over te dragen. Dit bemoeilijkt niet alleen later onderzoek naar politieke besluitvorming door journalisten, politieke wetenschappers en historici. Het bemoeilijkt ook de democratische controle.

Wetsvoorstel

De archiefsector heeft al gewerkt rond de problematiek van de kabinetsarchieven en er is veel goede wil. Recent werd er nog een onderzoeksproject en studienamiddag gewijd aan het waarderen van kabinetsarchieven. Het gebrek aan een duidelijk juridische statuut van kabinetsarchief blijft echter een pijnpunt. Initiatieven om hier iets aan te veranderen lijken steevast een stille dood te sterven.

De zaak-Chovanec demonstreert echter de rol en het belang van goed informatiebeheer en archivering in een democratische rechtstaat. Dat ook enkele parlementsleden dit hebben begrepen blijkt uit het wetsvoorstel dat afgelopen maandag is ingediend. Het herneemt een wetsvoorstel uit 2017 en beoogt een aanpassing aan de archiefwet van 1955 die haar toepassingsgebied verduidelijkt. Archief dat federale ministers creëren in het kader van hun functie, het kabinetsarchief dus of toch een deel ervan, zouden hierdoor expliciet onder de archiefwet vallen. Laat ons hopen dat het voorstel ditmaal wel de Kamer haalt.

Aangeboden door de Vrienden van Doorbraak


steun doorbraak

Dit artikel wordt u aangeboden door de Vrienden van Doorbraak

Door een jaarlijkse of maandelijkse bijdragen financieren de Vrienden van Doorbraak de publicatie van de gratis toegankelijke artikels op doorbraak.be. Onze vrienden krijgen ook korting in de Doorbraak winkel en exclusieve uitnodigingen.

Hartelijk dank voor uw steun als Vriend van Doorbraak.

Willem Vanneste

Willem Vanneste is voorzitter van de VVBAD-sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer en universiteitsarchivaris van de UAntwerpen.