Bedrijven die fraude of onregelmatigheden door medewerkers vermoeden, kunnen tot op vandaag de verdachte zonder veel geplogenheden onderwerpen aan een onderzoek en een gesprek hierover. Vanaf nu legt een wet daarvoor strenge voorwaarden op.

Volgens de nieuwe Wet op de Private Opsporing (WPO) worden interne bedrijfsonderzoeken naar fraude of onregelmatigheden alleen mogelijk als het bedrijf hiervoor een vergunning heeft. Ook moeten die onderzoeken op een vrij eenvormige en eerlijke manier gebeuren. Een intern reglement moet die onderzoeken uitdrukkelijk toelaten, want anders is het gevonden bewijs nietig. De wet is vanaf 16 december van kracht.

Bedrijven stellen vandaag al onderzoeksdaden. Stel dat een aankoopverantwoordelijke systematisch te hoog factureert aan een bedrijf van zijn schoonbroer. Een argwanend geworden financieel directeur zoekt en vindt onregelmatigheden in de bedrijfsbestanden. Hij confronteert de man met de feiten. Dat kan meteen en zonder veel wettelijke formaliteiten.

Of neem het geval van een arbeider die systematisch materiaal ontvreemdt uit het magazijn, waarop een ploegbaas de juridische directeur informeert over de vermoedelijke dader. Een gesprek volgt en de man ondertekent een schuldbekentenis, waarop het ontslag volgt.

Nietig onderzoek

‘Als in de geschetste voorbeelden aan het licht komt dat het personeelslid inderdaad fraude, diefstal of spionage pleegde, kan de werkgever op basis daarvan overgaan tot het ontslag,’ schetst advocaat Stijn De Meulenaer van het in (anti)fraude gespecialiseerde kantoor Everest. ‘Vanaf nu moet de interne onderzoeker specifieke regels volgen. Als die worden genegeerd, kan dat leiden tot de nietigheid van het gevoerde onderzoek.’

‘De nieuwe wet zorgt voor een grondige verandering van de spelregels’, bevestigt Bart De Bie van i-Force, een bedrijf dat dit soort opdrachten uitvoert voor bedrijven, overheden en organisaties. Als voorzitter van het Instituut van Fraude Auditoren was hij een drijvende kracht achter de nieuwe wet. Hij schreef samen met De Meulenaer het zopas verschenen ‘Fraude en onrechtmatig handelen in uw organisatie’.

De Bie: ‘Met de nieuwe wet zijn we zeker dat iedereen zich houdt aan de regels van een eerlijk en correct onderzoek, waarover wel wat onzekerheid bestond. Nu worden de partijen tegen wie een onderzoek loopt, voldoende beschermd. Dat geeft hen overigens absoluut geen vrijgeleide om te frauderen.’

Iedereen onderzoeker

Tot op vandaag worden fraudeonderzoeken gevoerd door het eigen personeel, zoals boekhouders, IT’ers, juristen, HR-verantwoordelijken of, in grote bedrijven, medewerkers van de interne audit. Soms schakelen bedrijven externe onderzoekers in, zoals fraude-afdelingen van de grote auditkantoren of nicheconsultants zoals i-Force.

Externe fraudeonderzoekers zijn al sinds 1991 onderworpen aan een privédetectivewet. Die verplicht hen een vergunning aan te vragen bij Binnenlandse Zaken en zich te houden aan bepaalde onderzoekspraktijken. De WPO regelt nu alle vormen van private onderzoeken. Het gaat dan over personen die inlichtingen verzamelen over feiten, die in een conflict het bewijs kunnen vormen van wettelijke onregelmatigheden, diefstal of fraude.

Vergunning verplicht

Personen die verdachte feiten binnen het eigen bedrijf opsporen, moeten deel uitmaken van een organisatie die een vergunning voor die private opsporing heeft. Dikwijls buigt een interne dienst zich over dat soort dossiers, maar ook als medewerkers zo’n onderzoek occasioneel voeren, moet het bedrijf zo’n vergunning aanvragen.

Dit moet tussen nu en zes maanden gebeuren bij Binnenlandse Zaken. Onderzoekers moeten ook opleidingen volgen bij een erkende instelling. Deze vergunnings- en opleidingsplicht geldt niet voor de medewerkers van de personeelsdienst. Zij moeten zich wél houden aan de andere verplichtingen van de nieuwe wet.

De Meulenaer: ‘De personeelsdienst mag zich alleen bezighouden met het zogenaamde incidentenonderzoek. Die taak moet nog duidelijker worden afgebakend in de rechtspraak, denk aan onderzoek naar wie vaak te laat of dronken op het werk komt.’

Rechten respecteren

De interne onderzoekers moeten de rechten van de onderzochte personen respecteren. Ze moeten een gegronde reden hebben om dit onderzoek te voeren. Ze moeten zichzelf ook kenbaar maken als onderzoeker. ‘Hij mag geen smoes gebruiken, zoals het onderhoud van de server, om bijvoorbeeld een computer te laten onderzoeken’, waarschuwt De Meulenaer.

Als de verdachte werknemer over de feiten wordt ondervraagd, moet duidelijk worden gemeld dat er een intern onderzoek is naar welomschreven feiten. De onderzoeker moet ook een gerechtvaardigd belang aantonen om een onderzoek te mogen voeren. Informatie verzamelen over lopende gerechtelijke geschillen, niet openbare strafdossiers, of over een persoon zijn gezondheidstoestand, politieke, seksuele, syndicale of ideologische achtergrond, zijn uitdrukkelijk verboden.

Recht op bijstand

De interviewer moet de ondervraagde erop wijzen dat hij het recht heeft om te zwijgen en dat hij zich mag laten bijstaan (door een advocaat of vakbondsvertegenwoordiger bijvoorbeeld). Op het einde mag de ondervraagde het interview-verslag lezen en er een kopie van vragen.

Als de onderzoeker de wettelijke regels over de rechten van de betrokkenen niet naleeft, kan dat aanleiding geven tot boetes. ‘Eigenlijk leven wij die regels al twintig jaar na, dus voor professionele onderzoekers heeft de wet weinig gevolgen’, stelt Bart De Bie. ‘Er is nu wel een gelijk speelveld voor alle interne en externe onderzoekers.’

Verplicht reglement

Een intern fraudeonderzoek bij werknemers is enkel mogelijk als er een reglement is dat deze mogelijkheid invoert en informatie geeft over de manier waarop dit moet gebeuren. Zonder reglement mag de opdracht niet worden aangevat.

‘Als dat toch gebeurt, dreigt het hele onderzoek nietig te worden verklaard,’ duidt De Meulenaer. Het onderzoek kan dan bijvoorbeeld bij een gedwongen ontslag niet worden gebruikt voor de arbeidsrechtbank. Ook als een vergunning ontbreekt of bij verboden onderzoeken naar informatie over het privéleven, kan de nietigheid worden ingeroepen.

Meulenaer: ‘Jaren nadat het onderzoek werd gevoerd, zullen partijen zich proberen te verdedigen met de stelling dat het onderzoeksdossier, dus ook de gegronde reden van een ontslag, nietig is. Dan zullen er eventueel schadevergoedingen volgen. Bedrijven zijn dus best zéér voorzichtig als ze zich wagen aan interne fraudeonderzoeken.’

Administratieve last

Bedrijven hebben nog twee jaar om zo’n reglement op te maken. Dat zorgt, net als het naleven van een resem onderzoeksregels, de vergunnings- en de opleidingsplicht, voor een zware administratieve last voor bedrijven. ‘Dat is zeker het geval voor kmo’s,’ erkent De Bie, wiens beroepsvereniging wel een standaardreglement publiceert als leidraad voor ondernemingen. ‘Als die alleen om de pakweg vier, vijf jaar een occasioneel onderzoek voeren naar fraude, zijn de nieuwe regels té complex. Het bedrijf kan dan beter een beroep doen op een professionele partner, die werkt volgens de regels van de kunst.’

Stijn De Meulenaer

Bedrijven krijgen strengere regels voor onderzoek naar misdrijven door werknemers